Dokumentenmanagement

Unsere Lösungen erfassen Dokumente automatisch aus Quellen wie Scannern, E-Mails oder Dateien und archivieren sie revisionssicher an einem zentralen Ort der Wahrheit. Durch intelligente Indizierung werden sie mit relevanten Metadaten versehen, was den Zugriff vereinfacht. Mit der Volltextsuche können Dokumente schnell und gezielt anhand von Schlüsselwörtern gefunden werden. Dieser automatisierte Prozess reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine effiziente Dokumentenverwaltung.

Suchen war gestern. Mit einem Klick findet das System das benötigte Dokument innerhalb von Sekunden. Alle Archive werden präzise durchforstet, und das gewünschte Dokument erscheint im Handumdrehen – ohne Umwege und Verzögerungen.

Mit der Versionskontrolle behalten Sie immer den Überblick über alle Änderungen eines Dokuments. Jede Bearbeitung wird sicher protokolliert, und bei Bedarf werden frühere Versionen schnell wiederhergestellt. Dies erhöht nicht nur die Transparenz, sondern auch die Kontrolle über den gesamten Dokumentationsprozess.

Durch die nahtlose Integration in bestehende ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme werden alle relevanten Dokumente an einem zentralen Ort zusammengeführt. Das mühsame Wechseln zwischen verschiedenen Systemen entfällt, und der Zugriff auf benötigte Informationen erfolgt ohne unnötige Umwege. Dies sorgt für einen schnellen Zugriff und eine reibungslose Zusammenarbeit, bei der wichtige Dokumente jederzeit verfügbar sind.

Das intelligente Berechtigungsmanagement stellt sicher, dass sensible Daten nur denjenigen zugänglich sind, die tatsächlich darauf zugreifen dürfen. Wie ein unsichtbarer Wächter, der den Zugang zu Dokumenten regelt, bleibt die Sicherheit stets gewährleistet

Routineaufgaben? Ein Relikt aus der Vergangenheit. Mit unseren automatisierten Workflows werden Dokumente auf direktem Weg an den richtigen Ort gebracht – ohne Verzögerungen, ohne Umwege. Freigaben, Genehmigungen und Archivierungen laufen im Hintergrund ab, während Ihr Team sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kann. Der Workflow wird so zu einer geebneten Straße, auf der keine Stolpersteine mehr im Weg stehen.

Der Zugang zu Dokumenten ist nicht länger an den Schreibtisch gebunden. Mit mobilem Zugriff können Dokumente jederzeit und überall abgerufen werden – sei es im Büro oder unterwegs. So wird eine nahtlose Zusammenarbeit gewährleistet, selbst wenn über mobile Geräte auf Informationen zugegriffen wird. Flexibilität wird hier neu definiert.

Sorgenfrei durch den Audit! Durch eine revisionssichere Archivierungslösung bleibt eine ständige Auditfähigkeit gewährleistet. Alle Dokumente werden gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert, unsere Lösung verfügen über alle gängigen Zertifikate, wie GoBD oder IDW PS 880, sodass bei Audits und behördlichen Kontrollen kein Grund zur Sorge besteht. Unsere zuverlässige Dokumentenmanagement-Lösung sorgt dafür, dass Compliance mühelos eingehalten wird.

Dank der Integration von elektronischen Signaturen können Dokumente direkt in unseren Lösungen rechtssicher unterschrieben werden. Das manuelle Hin- und Hersenden von Dokumenten entfällt, was den gesamten Ablauf deutlich beschleunigt und gleichzeitig sicherstellt, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

E-Rechnungen und andere sensible Dokumente werden unter Einhaltung aller gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abgelegt. Keine Fristen werden versäumt, und keine Dokumente gehen verloren.